업무 자동화를 맡기기 전에 정리해 두면 좋은 5가지
자동화 도구를 만들어 달라는 이야기를 들으면 가장 먼저 묻는 질문 다섯 개가 있다. 이것만 정리돼 있어도 견적이 빨라지고, 만든 뒤에 '이게 아닌데'가 줄어든다.
"자동화해 주세요"만으로는 시작할 수 없다
자동화 도구를 56개 만들면서 알게 된 게 있다. 실패하는 자동화는 대부분 기술이 아니라 처음 설명에서 갈린다.
"주문 정리 좀 자동으로 해 주세요"라는 말 안에는 수십 가지 작업이 숨어 있다. 어디서 주문이 들어오는지, 무엇으로 정리하는지, 누구에게 보내는지에 따라 만들 것이 완전히 달라진다.
맡기기 전에 아래 다섯 가지만 적어 두면, 만드는 사람도 맡기는 사람도 시간을 아낀다.
1. 지금 하는 순서를 그대로 적기
머릿속에 있는 '대충 이런 일'이 아니라, 실제로 손이 움직이는 순서를 적는다.
예) ① 스마트스토어 주문 확인 → ② 엑셀에 복사 → ③ 거래처별로 나누기 → ④ 발주서 양식에 붙여넣기 → ⑤ 카톡으로 전송
이렇게 적으면 어느 단계가 진짜 시간을 먹는지 바로 보인다. 다섯 단계를 다 자동화할 필요가 없는 경우도 많다.
2. 일주일에 몇 번, 한 번에 몇 분인지
자동화할 가치가 있는지는 '얼마나 귀찮은가'가 아니라 **'얼마나 자주, 얼마나 오래'**로 정해진다.
| 빈도 × 시간 | 판단 |
|---|---|
| 한 달에 한 번, 10분 | 자동화보다 그냥 하는 게 낫다 |
| 매일, 30분 이상 | 도구로 만들 가치가 크다 |
| 매일, 5분이지만 실수가 잦음 | 시간보다 실수를 줄이는 쪽으로 만든다 |
3. 들어오는 것과 나가야 하는 것
자동화는 결국 무엇을 받아서 무엇을 만드는가다.
- 들어오는 것: 엑셀 파일, 사진, 주문 알림, 카톡 메시지…
- 나가야 하는 것: 발주서 PDF, 상품 이미지, 블로그 원고, 정리된 표…
가능하면 실제 파일을 하나씩 준비해 두면 좋다. 견본 하나가 설명 열 줄보다 정확하다(개인정보는 가리고).
4. 지금 쓰는 프로그램은 바꾸지 않아도 되는지
손에 익은 엑셀 양식, 거래처가 받는 파일 형식, 매일 쓰는 카톡. 이런 것들을 바꾸지 않아도 된다면 자동화는 훨씬 빠르게 붙는다.
내가 만든 가격표 변환기도 그랬다. 새 디자인 도구를 만드는 대신, 이미 쓰던 엑셀 가격표를 그대로 두고 가격 칸만 바꿔 이미지로 뽑게 했다. 양식을 바꾸지 않으니 바로 쓰였다.
5. 사람이 마지막에 확인할 곳은 어디인지
모든 걸 끝까지 자동으로 하면 편할 것 같지만, 실제로는 사람이 한 번 보는 지점이 있어야 오래 쓴다.
- 블로그 작업대는 글을 입력하고 임시저장까지만 하고, 발행은 사람이 누른다.
- 발주서는 보내기 직전 한 번 확인 화면을 둔다.
어디서 확인할지 미리 정해 두면, 자동화가 틀렸을 때 피해가 커지지 않는다.
정리해 두면 이렇게 된다
다섯 가지가 정리돼 있으면 "만들 수 있는지, 얼마나 걸리는지, 얼마인지"를 첫 답장에서 바로 말씀드릴 수 있다.
정리한 내용 그대로 보내 주세요: 업무 자동화 맡기기 신청서
아직 어디부터 손댈지 모르겠다면: 반복 업무 90분 정리(7만 원)부터 해도 된다.